Dans le monde numérique actuel, la gestion des documents et l’archivage sont des éléments clés pour les entreprises comme pour les particuliers. Coffreo est une solution innovante qui propose un espace sécurisé en ligne pour conserver, partager et gérer vos documents avec un archivage à valeur probatoire. Découvrez dans cet article comment fonctionne cette plateforme.
Sommaire :
Le concept de Coffreo : votre coffre-fort numérique personnel
Avec l’évolution des technologies et l’accroissement du volume d’informations échangées, il devient primordial de protéger et de préserver efficacement les données importantes. C’est dans cette optique que Coffreo s’est développé. La plateforme propose un service de coffre-fort numérique, qui permet de stocker des documents en ligne de manière sécurisée et durable, ainsi que de les partager avec les personnes concernées, selon les besoins de l’utilisateur.
Sécurité et confidentialité
La sécurité et la confidentialité des informations sont au cœur des préoccupations de Coffreo. Le service assure ainsi une protection optimale des données grâce à :
- Un cryptage des données lors du transfert et du stockage. Ceci garantit que personne ne puisse accéder à vos documents sans y être autorisé.
- Des centres d’hébergement certifiés, respectant les meilleures normes en matière de sécurité et de sûreté physique.
- Une authentification à double facteur pour garantir l’identité des utilisateurs lors de la connexion à leur espace Coffreo.
Comment fonctionne le stockage et l’archivage des documents avec Coffreo ?
Afin de répondre aux besoins variés de ses utilisateurs, Coffreo propose une solution d’archivage flexible et adaptée à tout type de documents. Ces derniers peuvent être au format papier ou numérique.
Pour les documents numériques
L’utilisateur peut directement importer ses fichiers numériques depuis son ordinateur ou utiliser l’application mobile disponible sur Android et iOS. Une fois les documents importés dans l’espace Coffreo, ils sont automatiquement classés selon leur type (factures, contrats, bulletins de salaire…), ce qui facilite grandement la gestion des archives.
Pour les documents papier
Coffreo permet également d’intégrer vos documents physiques. Vous pouvez :
- Utiliser le service de numérisation en self-service, en scannant vos documents et en les ajoutant manuellement à votre espace de stockage en ligne.
- Faire appel au service de numérisation par voie postale, en envoyant vos documents à un centre d’archivage partenaire qui se chargera de les numériser puis de les intégrer automatiquement à votre espace Coffreo.
Gestion des droits d’accès et partage de documents
La plateforme Coffreo permet de gérer finement les droits d’accès aux documents et aux dossiers archivés. L’utilisateur peut ainsi :
- Configurer des niveaux d’accès différenciés pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs (exemple : lecture seule, modification, ajout de documents…).
- Partager des documents ou dossiers spécifiques avec des personnes externes à l’organisation, en générant un lien de partage sécurisé et temporaire.
- Révoquer l’accès d’un utilisateur ou modifier ses droits à tout moment depuis la gestion des profils utilisateurs.
Déléguer l’accès à votre espace Coffreo à un tiers de confiance
Dans certaines situations, vous pouvez avoir besoin de déléguer l’accès à vos documents à une autre personne. Coffreo permet de le faire en toute simplicité grâce au mandat numérique :
- Le mandant désigne sur la plateforme un mandataire, qui devra également être inscrit sur Coffreo.
- Le mandataire reçoit alors une notification lui indiquant qu’il dispose de l’accès aux documents du mandant, selon les droits préalablement configurés par celui-ci.
- Le mandat numérique peut être révoqué à tout moment par le mandant, annulant ainsi l’accès du mandataire aux documents.
Archivage à valeur probatoire : conformité et présentation devant la justice
L’un des principaux atouts de Coffreo réside dans son offre d’archivage à valeur probatoire. Les documents stockés bénéficient ainsi d’une validité juridique et peuvent être utilisés comme preuves devant les tribunaux. Pour cela, la plateforme Coffreo s’appuie sur :
- Des partenariats avec des tiers de confiance certifiés pour l’horodatage et la sécurisation des échanges entre les parties.
- La traçabilité des actions réalisées sur chaque document (ajout, modification, consultation…), assurée par la conservation d’un journal des événements.
- Le respect des réglementations en vigueur telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou les normes AFNOR pour l’archivage électronique.
Conservateur et contenu exploitable
Une fois intégrés dans Coffreo, vos documents sont considérés comme intègres, fiables et durables, de manière à pouvoir être exploités en cas de besoin :
- Exportation sécurisée des documents au sein d’une archive scellée, prête à être présentée devant la justice.
- Envoi de ces archives à des destinataires légaux, tels que les huissiers de justice ou les avocats, par exemple.
En somme, Coffreo est un véritable outil dématérialisé, qui s’adapte aux besoins des professionnels et des particuliers en matière de protection, de gestion et d’accès à leurs documents importants.
